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Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Existence de l'association

    Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

    Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

    Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Documents concernant les membres de l'association

    Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

    Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Fonctionnement de l'association

    Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

    • Convocations de l'assemblée générale

    • Feuilles d'émargement, pouvoirs

    • Procès-verbaux d'assemblée

    • Bilan d'activités

    • Rapports du commissaire aux comptes.

    Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Documents financiers 

    Les documents financiers sont les suivants :

    • Comptes annuels

    • Livres comptables

    • Pièces justificatives.

    Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Documents fiscaux

    Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

    Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Documents concernant les personnels de l'association 

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

    5 ans

    Registre unique du personnel

    5 ans à partir du départ du salarié

    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

    5 ans

    Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires

    3 ans

    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

    1 an

    Déclaration d'accident du travail auprès de la  CPAM

    5 ans

Documents concernant les locaux de l'association

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Titres de propriété et actes de ventes

    Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

    Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

    Durée du contrat + 5 ans

    Contrat d'assurance

    Durée du contrat + 2 ans

    Factures de gaz et d'électricité

    2 ans

    Factures d'eau

    • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

    • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

    Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

    1 an

Conservation des archives

    La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

    Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.

    Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

    Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

    Où s'adresser ?

    Mairie

En résumé

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Documents portant sur la création de l'association

    Illimitée

    Documents portant sur le fonctionnement de l'association

    Au moins 5 ans

    Documents financiers

    Au moins 10 ans

    Documents fiscaux

    Au moins 6 ans

    Documents portant sur les personnes de l'association

    Variable (entre 1 et 5 ans)

    Documents portant sur les locaux de l'association

    Variable (entre 1 an et illimité)

Textes de référence